Periodieke checks en controles

Wat is een self-assessment?

Een self-assessment is een vorm van auditen waarbij medewerkers zelf een vragenlijst invullen en worden getoetst op hun kennis en gedrag t.a.v. onderdelen van de bedrijfsvoering. De self-assessment kan in vraagvorm zijn, met multiple-choice antwoordmogelijkheden, open vragen, of met stellingen waarbij je aangeeft in hoeverre je kennis hebt van of handelt naar de stelling.

Net zoals bij gewone audits kunnen ook uit self-assessments afwijkingen voortkomen. Deze zijn bij een online self-assessment direct na afronding inzichtelijk voor de medewerker. Vervolgens kan de medewerker zelf een deadline stellen en plan maken om de afwijking aan te pakken, voor zover hij/zij hier zelf invloed op heeft.

Wanneer voer je self-assessments uit?

Self-assessments kun je uitvoeren volgens een bij jouw organisatie passend ritme. Bijvoorbeeld iedere maand, ieder kwartaal of ieder (half) jaar. Dit kan je ook per afdeling of functiegroep instellen. Sommige organisatieonderdelen zal je vaker willen toetsen op kennis en gedrag rondom een bepaald onderwerp dan anderen.

Een self-assessment wordt niet ingezet als audit voor certificering of compliance, maar kan wel ondersteunend daaraan zijn. Zo kun je voor ISO27001 certificering voor Informatiebeveiliging met self-assessments laten zien dat je frequent kennis en gedrag van medewerkers toetst op het geformuleerde informatiebeveiligingsbeleid.

Hoe stel je self-assessments samen?

Als organisatie kan je zelf bepalen welke vragen er in een self-assessment gesteld worden. Ook kun je de toetsvragen aanpassen per afdeling of functiegroep. Een supportmedewerker zal je andere vragen willen stellen dan een communicatiemanager of beleidsmedewerker. Omdat je zelf de vraagstelling bepaalt, kun je deze aanpassen naar je eigen beleid en maatregelen. Naast het toetsen van kennis en gedrag zijn self-assessments ook een middel om bewustwording over bepaalde onderwerpen te vergroten. Immers, als je een vraag of stelling voorgelegd krijgt over beleid, blijkt daaruit al vaak wat de maatregel en het gewenste gedrag is.

Wat is de meerwaarde van een self-assessment?

Als de self-assessments zijn uitgevoerd, krijg je een beeld van de mate van specifieke kennis en gewenst gedrag binnen afdelingen of functiegroepen. Je ziet waar de verbeterpunten zitten op organisatieniveau, welke afdelingen goed scoren op bepaalde thema’s of vragen en welke afdelingen daar nog wat hulp bij kunnen gebruiken. Hetzelfde geldt voor functiegroepen. Als opvalt dat bepaalde functiegroepen minder of juist veel beter scoren op bepaalde vlakken dan anderen, kun je dat gebruiken om van te leren.

Ook op beleidsniveau zijn de verbeterpunten zichtbaar. Scoort het gros van de organisatie ongeacht afdeling of functie minder goed op een bepaalde vraag of specifiek onderdeel van de self-assessment? Dan is het beleid waar het over gaat mogelijk niet duidelijk beschreven of niet goed genoeg gecommuniceerd naar de werkvloer, of de werkvloer is onvoldoende betrokken bij het onderwerp. Je kunt dan je beleid of maatregel erop aanpassen. In de opvolgende serie self-assessments kun je vervolgens zien of je vooruitgang hebt geboekt.

Waar moet je op letten bij het maken van een self-assessment?

Juist omdat je self-assessments kunt personaliseren is het belangrijk dat de vragen correct zijn afgestemd op het kennisniveau en taalgebruik van medewerkers. Je kunt de ICT-manager inhoudelijke vragen stellen in jargon over systemen en technieken, maar zult aan de klantenservicemedewerker hele andere vragen stellen.

Kijk dus goed naar welke functiegroepen en afdelingen je wilt bevragen en pas de inhoud van de vragen daarop aan. Vraag ook alleen dat wat echt nodig is. Teveel vragen stellen kan weerstand en ergernis oproepen bij medewerkers, vooral als zij vragen voorgelegd krijgen die voor hun functie niet van toepassing zijn of dezelfde vragensets regelmatig opnieuw voorgelegd krijgen. Less is more.

Hoe kan Kader helpen met self-assessments?

Wij zien self-assessments als een belangrijk instrument voor organisaties om hun beleid en processen te toetsen. Omdat wij weten hoe belangrijk het is dat je mensen niet overvraagt en gericht benadert, hebben wij allerlei filteropties in onze online self-assessment software ontwikkeld. Daarmee zorg je dat mensen alleen datgene te zien krijgen wat van toepassing is voor hun en nuttig is voor de auditor. Dat maakt het laagdrempeliger om een self-assessment periodiek in te zetten. Door self-assessments zo nodig te koppelen aan een workflow voor verbetermaatregelen, help je mensen bovendien om afwijkingen direct te corrigeren. Met het handige interactieve dashboard kun je op allerlei niveaus inzoomen op de data zodat je altijd zicht hebt op hoe het gaat in de organisatie.