22 mei 2024
Efficiëntie
Dit is eigenlijk een open deur, maar het handmatig opstellen van een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) in een spreadsheet is ontzettend tijdrovend. Het kopiëren en plakken van informatie vanuit andere bestanden of locaties is ook nog eens foutgevoelig. Voor je het weet, baseer je je risico’s op de verkeerde informatie en ben je vooral dubbel werk aan het doen.
Overdraagbaarheid
Als de RI&E checklist van jouw organisatie in een spreadsheet staat, wordt dat vaak door één persoon opgezet en ingericht. Diegene weet daardoor precies wat er bedoeld wordt met bepaalde afkortingen of verwijzingen, maar voor andere betrokkenen is zo'n document onbegrijpelijk of moeilijk mee te werken.
Zo'n spreadsheet wordt doorgaans door één persoon beheerd en is daardoor vaak lokaal opgeslagen. Is de verantwoordelijke collega voor bepaalde tijd afwezig is of uit dienst treedt zonder goede overdracht dan kan niemand bij de RI&E-gegevens. Een groot risico voor de organisatie aangezien een RI&E wettelijk verplicht is.
Gebruiksvriendelijkheid
Spreadsheets hebben beperkte functionaliteiten wat ze minder geschikt maken voor het opstellen van een RI&E. De specialistische Arbo technische gegevens waar je als veiligheidskundige mee te maken hebt, kun je niet efficiënt of overzichtelijk registreren. Ook voor het verwijzen naar informatie voor dossieropbouw is een tabel vaak niet het ideale format.
Een uitdaging bij het opstellen van een RI&E in Excel is het delen van die informatie met anderen, zoals de directie of de ondernemingsraad. Vragen zoals "Welke acties zijn uitgevoerd?", "Wat zijn de resultaten?", en "Zijn er trends zichtbaar?" zijn lastig te beantwoorden voor mensen die niet bekend zijn met het bestand. Als beheerder is alles duidelijk, maar voor anderen is de informatie moeilijker te interpreteren.
En vergeet het compliancerisico niet: iedereen die toegang heeft tot het RI&E-spreadsheet kan onbedoeld wijzigingen aanbrengen, gegevens overschrijven of data zelfs helemaal verwijderen. Een ongeluk zit in een klein hoekje, maar zoiets kan ernstige juridische en financiële gevolgen hebben.
Alle RI&E-gegevens op één plek met 'Qnect RI&E'
Ben jij na het lezen van dit blog helemaal klaar met het handmatig opstellen van je RI&E? Een RI&E opstellen in een digitale omgeving heeft veel voordelen:
Altijd real-time informatie en inzicht dankzij het dashboard
Efficienter werken en snelle overdracht tijdens verlof of verzuim
Automatische workflows voor opvolging en afhandeling
Overzicht en structuur over meerdere locaties of afdelingen
Benieuwd naar hoe dit praktisch eruit ziet? Bekijk de video van Qnect RI&E software
Of plan een vrijblijvende, gratis demo met een van onze experts.
Blog
