1. Efficiëntie

Dit is eigenlijk een open deur, maar het handmatig opstellen van een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) in een spreadsheet is ontzettend tijdrovend. Het kopiëren en plakken van informatie vanuit andere bestanden of locaties is ook nog eens foutgevoelig. Voor je het weet, baseer je je risico’s op de verkeerde informatie en ben je vooral dubbel werk aan het doen.

2. Overdraagbaarheid

Als de RI&E checklist van jouw organisatie in een spreadsheet staat, wordt dat vaak door één persoon opgezet en ingericht. Diegene weet daardoor precies wat er bedoeld wordt met bepaalde afkortingen of verwijzingen, maar voor andere betrokkenen is zo'n document onbegrijpelijk of moeilijk mee te werken.

Zo'n spreadsheet wordt doorgaans door één persoon beheerd en is daardoor vaak lokaal opgeslagen. Is de verantwoordelijke collega voor bepaalde tijd afwezig is of uit dienst treedt zonder goede overdracht dan kan niemand bij de RI&E-gegevens. Een groot risico voor de organisatie aangezien een RI&E wettelijk verplicht is.

2. Gebruiksvriendelijkheid

Spreadsheets hebben beperkte functionaliteiten wat ze minder geschikt maken voor het opstellen van een RI&E. De specialistische Arbo technische gegevens waar je als veiligheidskundige mee te maken hebt, kun je niet efficiënt of overzichtelijk registreren. Ook voor het verwijzen naar informatie voor dossieropbouw is een tabel vaak niet het ideale format.

Een uitdaging bij het opstellen van een RI&E in Excel is het delen van die informatie met anderen, zoals de directie of de ondernemingsraad. Vragen zoals "Welke acties zijn uitgevoerd?", "Wat zijn de resultaten?", en "Zijn er trends zichtbaar?" zijn lastig te beantwoorden voor mensen die niet bekend zijn met het bestand. Als beheerder is alles duidelijk, maar voor anderen is de informatie moeilijker te interpreteren.

En vergeet het compliancerisico niet: iedereen die toegang heeft tot het RI&E-spreadsheet kan onbedoeld wijzigingen aanbrengen, gegevens overschrijven of data zelfs helemaal verwijderen. Een ongeluk zit in een klein hoekje, maar zoiets kan ernstige juridische en financiële gevolgen hebben.

Alle RI&E-gegevens op één plek met 'Qnect AMS - RI&E'

Ben jij na het lezen van dit blog helemaal klaar met het handmatig opstellen van je RI&E? Dan is het modulaire platform Qnect misschien de oplossing waar je naar zoekt! Kies zelf welke modules je wil gebruiken om je QHSE processen beter te stroomlijnen.

Dankzij de slimme functionaliteiten van Qnect wordt het opstellen van een RI&E ook meteen een stuk efficiënter. Zo kun je collega's bijvoorbeeld gemakkelijk koppelen aan een taak en hun automatisch herinneringen sturen voor het bijwerken van gegevens. Daarnaast vind je er sjablonen, genereer je met één druk op de knop overzichtelijke QHSE-rapportages en kun je analyses uitvoeren om trends en patronen te identificeren. En omdat de gebruikersrechten goed ingeregeld zijn, gaat er ook niks per ongeluk stuk.