Veiligere NS stations dankzij Qnect audit management

NS stations gebruikt Kader software voor het afnemen van RI&E’s, audits, het melden van arbeidsincidenten en logistieke klachten. In het verleden gebruikte NS papieren lijstjes, die vervolgens in Excel werden overgezet en via de mail verstuurd. Twee keer per jaar worden alle winkels bezocht voor een interne audit. Je kunt je voorstellen dat dit een opeenstapeling van lijstjes betekent. Een enorme administratieve last die ze graag verlicht wilden hebben. Corien Brouwer neemt je uit in de wereld van NS Stations.

Vermindering van administratieve last

Alle audits op papier werden in Excel gezet en via de mail naar de juiste personen gestuurd. Corien: “Om je een beeld te geven: we bezoeken twee keer per jaar de winkels à tweehonderd stuks, dus dat betekent 400 lijstjes.” Dat is niet alleen een enorme administratieve last, maar zorgt ook voor een lange doorlooptijd. Met als gevolg dat de acties misschien niet snel genoeg door de verantwoordelijke werden opgepakt.

“NS stations zijn veiliger geworden omdat we knelpunten makkelijker en sneller in kaart kunnen brengen.”

Één plek voor registreren, analyseren en afhandelen

Om de administratieve last te verminderen en het audit proces te versnellen is Corien op zoek gegaan naar een passende oplossing. Corien: “We kunnen nu ter plekke de vragenlijsten invullen en direct versturen.” Dit zorgt ervoor dat de ontvanger direct acties krijgt waarmee hij aan de slag kan. Dit draagt bij aan een veiligere (werk)omgeving binnen de NS stations, maar het is zeker ook sneller en makkelijker.

Corien: “Een voorbeeld is dat we in de retail winkels een auditronde uitvoeren, waar we direct de resultaten kunnen delen met de medewerkers in de winkel.” Dit zorgt voor een veel beter beeld en kan de organisatie beter inschatten wat er over de gehele linie gebeurt. Zoals uit een van de audits naar voren kwam dat medewerkers niet altijd de juiste schoenen dragen. Waardoor er struikel of uitglijgevaar kan ontstaan in de winkel. Corien: “We zagen dit knelpunt in de software en zijn er meteen mee aan de slag gegaan.” 

“Ik zou de software aanbevelen.”

Corien vertelt: “We zijn heel klein begonnen, maar de software van Qnect wordt inmiddels in meerdere bedrijfsonderdelen gebruikt. We zijn erg tevreden over de veranderingen die we dankzij de software hebben kunnen uitvoeren, dus ik zou het aan iedereen aanbevelen.”